Передача дел компании удаленному сотруднику или команде удаленных специалистов называется заимствованным словом «аутсорсинг». Явление это не новое и активно развивающееся во всем мире, чему более всего поспособствовала пандемия.
У аутсорсинга есть как поклонники, так и противники. Первые считают, что эффективность труда не связана с тем, где работает сотрудник — дома или в офисе. Вторые уверены: выдавать хороший результат работы могут только те, кто находится под постоянным наблюдением. К аутсорсингу также есть претензии со стороны бизнеса, для которого крайне важна конфиденциальность данных. Однако, плюсы вывода рутинных задач на сторонних специалистов всё-таки перекрывают минусы.
Давайте разберёмся в том, подходит ли вашей компании аутсорсинг, и делать это будем на примере бухгалтерии.
Выгоден ли аутсорсинг бухгалтерии?
Вывод бухгалтерии из штата компании может быть разным. По сути, найм отдельного удаленного «full-time», то есть на полный рабочий день, специалиста — это тоже аутсорсинг. Однако в этом случае придется платить полную зарплату, пусть и по сниженному тарифу.
Другой вариант — передать ведение бухгалтерии специалисту-фрилансеру, который одновременно занимается делами нескольких компаний. Его оплата будет в разы меньше, чем у бухгалтера на полный рабочий день, но и функционал — ограниченный. Один фрилансер не сможет заменить весь штат бухгалтерии, это скорее вариант для стартапа или ИП с небольшим оборотом.
Третий вариант — заключить договор с компанией, оказывающей профессиональные услуги в формате аутсорсинга. Благодаря такому подходу, аутсорсинг бухгалтерии становится максимально выгодным для клиента: не нужно содержать штат специалистов, при этом все они под рукой, а стоит этого не дороже, чем услуги одного фрилансера.
Преимущества аутсорсинга бухгалтерии
Конечно, так как мы занимаемся аутсорсингом бухгалтерии, вы можете подумать, что нам выгодно представлять его в лучшем свете. Это не совсем так. Нам скорее важно, чтобы клиенты понимали, на что они соглашаются, поэтому давайте поговорим не только о плюсах, но и о минусах.
Плюсы:
Стоимость ведения бухгалтерии. Это главное преимущество удаленного подрядчика. Не нужно платить страховые взносы за сотрудника, арендовать дополнительные площади, организовывать кабинет и закупать оргтехнику. Всё это уже учтено в стоимости вашего абонентского обслуживания.
Компетенции бухгалтеров. За небольшую плату вы получаете штат узкопрофильных специалистов, которые набили руку на тысячах кейсов, аналогичных вашему. Ни один специалист-одиночка не может тягаться в знаниях и навыках с таким «монстром» в бухгалтерском деле.
Надежность и ответственность. С компанией-подрядчиком вы заключаете договор, в котором прописывается ответственность сторон. Компания следит за своей репутацией и работает на неё, поэтому такие ситуации, как потеря «первички», внезапный отказ от дальнейшей работы или передача данных о вашей компании третьим лицам, практически исключены.
Прозрачность работы. Современный софт позволяет заказчику следить за ходом его дел. Крупные компании, такие, как «Финкультура», работающие по модели аутсорсинга, ведут отчетность перед заказчиками о проводимых процессах. Вы можете держать руку на пульсе и постоянно контролировать дела бухгалтерии.
Минусы:
Утрата документов. Этим обычно грешат фрилансеры. Когда специалист понимает, что дальнейшая работа невозможна или с ним не готовы продлевать контракт, он может уйти, не оставив никаких документов. Это особая боль для бухучета, который невозможно вести без сбора «первички». При заключении договора с компанией этого можно избежать, прописав ответственность сторон в контракте.
Слив коммерческой информации и данных. Рассмотреть, насколько для бизнеса критична кража информации, необходимо до принятия решения о выводе задач на аутсорс. В процессе выбора подрядчика важно уточнить все детали работы с данными. Знает ли персонал, как правильно хранить и обрабатывать информацию? У кого есть доступ к вашим данным? Работает ли компания с конкурентами и может ли слить им информацию о вас? В «Финкультуре» во избежание таких ситуаций действует собственная многоступенчатая система защиты данных клиентов. Вся информация хранится на выделенном сервере с ограниченным доступом и надежно защищена от вторжений.
Каким компаниям подойдет аутсорсинг бухгалтерии
Если говорить о том, кому стоит передавать ведение бухучета и отчетности на аутсорс, то легче сказать, кому не подходит такая модель: большому бизнесу, компаниям, работающим с данными высокой секретности, предпринимателям, которые не могут отказаться от контроля сотрудников… Всем остальным можно попробовать. Главное — выбрать надежного подрядчика.
Аутсорсинг бухгалтерии особенно полезен для молодых компаний, которым важно не разбрасываться деньгами на начальном этапе роста. Команда грамотных специалистов не только закроет все потребности компании в бухучете и общении с налоговым органами, но и подскажет, как более выгодно выводить деньги с расчетного счета юрлица, где его зарегистрировать, чтобы сэкономить на налогах, какие способы минимизации затрат можно применить.
Ведение бухгалтерии удаленными специалистами — хороший способ снять с себя лишние задачи для индивидуальных предпринимателей и некоммерческих организаций. Это также вариант для сезонного бизнеса.
Немаловажный плюс передачи бухгалтерии на ведение отдельной компании — создание прозрачной системы учета. Это важно для бизнеса, в котором более 1 учредителя.
Что нужно предусмотреть при переходе на аутсорсинг
Во-первых, важно выбрать подрядчика. Запросите отзывы у его клиентов, изучите портфель проектов, узнайте, не дружит ли он с вашими конкурентами.
Во-вторых, соберите правильный пакет услуг. Как правило, компании, предоставляющие свои услуги на аутсорсинге, предлагают стандартные пакеты услуг. Это может быть невыгодно, если вас интересуют только отдельные задачи. «Финкультура» дает заказчику право выбрать, какие услуги ему нужны, и самостоятельно сформировать предложение. Мы берем на себя единичные задачи, отдельные участки бухгалтерии или всё сразу — это зависит от запроса заказчика.
В-третьих, отразите важные пункты в договоре. Проверьте, передаст ли подрядчик все документы, если вы решите прекратить сотрудничество. Узнайте, какую ответственность за ваши данные он берет на себя. Уделите внимание пункту «форс-мажор» в контракте.
Если вы психологически не готовы к тому, чтобы передать подсчет финансов компании удаленному штату сотрудников, позвоните нам — мы расскажем о том, какие плюсы от аутсорсинга вы получите, и поделимся положительными примерами из нашего опыта. На странице «Отзывы» мы собрали