Dura lex, sed lex/Закон суров, но это закон
(латинское выражение)
Ведение кадрового учёта, как правило, выпадает из зоны внимания собственника или руководителя бизнеса, так этот процесс не имеет непосредственного влияния на прибыль компании. Рутинные дела по сбору и оформлению документов новых сотрудников, оформлению больничных и отпусков, сдаче отчетности в проверяющие органы полностью ложатся на плечи ответственного бухгалтера. Только от него будет зависеть, насколько чётко и соответственно действующему законодательству будут вестись дела.
Случается, что о проблемах в кадровом учете становится известно только после визита представителя трудовой инспекции, который с удовольствием, направо и налево, выписывает штрафы для организаций и должностных лиц. Такие штрафы, конечно, можно оспорить в суде. Но стоит ли судиться, если компания сама виновата в том, что, спустя рукава, соблюдает требования трудового законодательства? Да, закон суров, но это закон. И его незнание не освобождает от ответственности.
Как в таком случае обезопасить бизнес от лишних штрафов, которые могут прийти после очередной проверки государственной инспекции труда (ГИТ)? Только с помощью аудита.
Цели и задачи кадрового аудита
Главная цель кадрового аудита — проверка состояния дел на участке бухгалтерии, связанном с кадровым учетом и управлением персоналом. Этот процесс включает в себя следующие задачи:
проверку кадровых документов;
приведение их в соответствие с требованиями действующего законодательства;
оценку рисков;
выявление проблем кадрового делопроизводства;
внедрение решений для минимизации рисков и автоматизации процессов кадрового учета;
проверку квалификации и навыков сотрудников;
определение эффективности работы штата сотрудников;
внедрение методов управления персоналом.
Требований к регулярности проведения таких проверок нет. Как правило, аудит ведения кадрового учета необходим при смене руководства или бухгалтера, перед продажей бизнеса или перед проверкой ГИТ.
Кто может проводить кадровый аудит?
Компания вправе провести аудит с помощью собственных специалистов или обратиться за помощью к сторонней компании или эксперту.
Для тех, кто хочет провести проверку сам, полезно будет пройтись по формам проверочного листа, которые содержатся в Приказе Роструда от 10.11.2017 N 655. Ещё проще сделать это с помощью интерактивного сервиса «Электронный инспектор» на сайте Онлайнинспекция.рф. Эти действия помогут определить, насколько запущены дела в области кадрового учета, какие документы необходимо завести или восстановить, на какие сферы кадрового учета необходимо обратить пристальное внимание.
Плюсы проведения самостоятельной проверки:
Это не требует дополнительных ресурсов.
Минусы:
Может проводиться только при наличии доверительных отношений между руководителем и бухгалтером, а также при наличии соответствующих знаний и квалификации у бухгалтера.
Другой вариант — передать все дела на аутсорс, то есть специалисту, работающему вне штата организации, или компании, оказывающей такого рода услуги. В таком случае компания будет избавлена от необходимости тратить ресурсы штатного бухгалтера на проведение рутинной проверки и получит объективное заключение о состоянии дел от незаинтересованного лица.
Плюсы проведения проверки внештатным специалистом:
Это позволит получить непредвзятый взгляд стороннего эксперта.
Минусы:
Требует дополнительных ресурсов.
Чек-лист кадрового аудита
Проведение кадрового аудита можно разделить на 4 этапа:
определение целей,
подготовка к аудиту,
оценка рисков и анализ проблем,
формирование комплекса решений.
Цели аудита определяются для того, чтобы очертить круг задач в рамках проверки. Если компания меняет собственника или только что попрощалась со всем штатом бухгалтерии, лучше проводить полный кадровый аудит. Если проверить нужно только определенные участки, можно ограничиться частичным аудитом.
Процесс подготовки включает в себя сбор информации об организации, сотрудниках, работающих в штате и на аутсорсе, кадровых вопросах, а также сбор документов: договоров, журналов, внутренней переписки и т.п.
После того, как все документы собраны, начинается этап активной проверки и поиска проблем. Ко всем выявленным проблемам должно быть предложено решение в формате многостраничного документа с подробным описанием ситуаций.
Вот простой чек-лист для проверки наличия кадровой документации.
Узнайте больше о том, как проводится кадровый аудит, у специалистов «Финкультуры». Свяжитесь с нами любым удобным способом — по телефону +7 (495) 108-73-73 или по e-mail: manager@fincultura.ru